Der ablauf einer teamsitzung

Die Vorbereitung

Moderation: Bevor es losgeht, erklärt sich eine Person bereit, die Teamsitzung zu leiten. Diese anleitende Person hat dann die Aufgabe, die Teamsitzung zu eröffnen (“Herzlich Willkommen zu unserer heutigen Teamsitzung”) und zu moderieren. Das heißt, sie führt euch als Gruppe durch die einzelnen Phasen der Teamsitzung, achtet in besonderem Maße darauf, dass die Regeln der einzelnen Phasen eingehalten werden, weist gegebenenfalls darauf hin, wenn das nicht der Fall ist und achtet darauf, dass die Zeit eingehalten wird. Außerdem ist es Aufgabe der anleitenden Person, die Teamsitzung am Ende zu schließen.

Protokoll: Wenn gewünscht, sollte sich noch eine weitere Person finden, die Protokoll führt. Dies kann vor allem bei Teamsitzungen während des Vorbereitungsseminars sinnvoll sein, wenn nicht die ganze Gruppe anwesend ist, oder auch für Teamsitzungen am Ende der Lernreise, wenn Dinge besprochen werden, die für die Zeit nach der Lernreise anstehen und eventuell verloren gehen, wenn sie nur mündlich festgehalten werden.

Zeitlicher Rahmen: Zudem kann es manchmal hilfreich sein, einen zeitlichen Rahmen für die Teamsitzung festzulegen. Manchmal erfordern äußere Umstände eine solche zeitliche Festlegung (z. B. Raum nur für eine begrenzte Zeit verfügbar). Und manchmal erleichtert das eure weitere Planung (z. B. weiterer Tagesablauf). Manchmal kann eine zeitliche Begrenzung aber auch unnötigen Stress verursachen, der euch die nötige Ruhe nimmt, die Dinge, die anstehen, zufriedenstellend besprechen zu können.

1. Phase der Teamsitzung: Mitteilungen

Die erste Phase der Teamsitzung bietet die Möglichkeit, Mitteilungen an die Gruppe zu machen.

Die moderierende Person eröffnet die Phase mit der Frage: “Wer hat eine Mitteilung?”

• Eine Mitteilung ist eine kurze und knappe Info an alle, die keiner Nachfrage bedarf.
• Eine Beispiel-Mitteilung ist: “Ich werde wegen eines Arzttermins heute früher gehen.” oder “Der Kuchen, den ich mitgebracht habe, steht auf dem Tisch in der Ecke und kann gerne gegessen werden.”
• Das Ergebnis einer Mitteilung sollte sein, dass alle informiert und/oder sensibilisiert sind.

2. Phase der Teamsitzung: Abfragen

Gibt es keine Mitteilungen mehr, eröffnet die Moderation die zweite Phase: “Wer hat eine Abfrage?”

• Eine Abfrage ist eine Frage an die Gruppe, die ohne weiteren Klärungsbedarf spontan von der Gruppe beantwortet werden kann. Beispielsweise durch Handzeichen. Eine Abfrage sollte immer mit “Wer” begonnen werden, da einzelne Gruppenmitglieder nicht leicht auf die Gruppenfrage “Esst ihr gerne Bananenkuchen?” antworten können.  Auf die Frage: “Wer isst gerne Bananenkuchen?” hingegen können alle per Handzeichen eindeutig reagieren.
• Eine Beispiel-Abfrage ist: “Wer isst gerne Bananen-Kuchen?” oder: “Wer kennt Menschen in Frankfurt, bei denen wir in der ersten Reisewoche von Montag auf Dienstag übernachten können?”
• Das Ergebnis einer Abfrage sollte sein, dass ihr die benötigte Information von der Gruppe bekommen habt und dadurch handlungsfähiger seid.

3. Phase der Teamsitzung: Themen

In der dritten und letzten Phase der Teamsitzung werden Themen besprochen. Die anleitende Person eröffnet auch diese Phase. Diesmal mit der Frage: “Wer hat ein Thema?”

• Ein Thema besteht aus
• • einem Problem, das ihr nicht alleine oder in eurem Hut-Team (-> siehe Hut-Prinzip) lösen könnt.
  • der Verteilung neuer Aufgaben.
  • der Bildung eines differenzierten Meinungsbildes oder 
  • aus einer grundsätzlichen Debatte.
• Ein Beispiel-Thema ist: “Wie können wir es schaffen, dass wir beim nächsten Schulbesuch nicht wieder zu spät kommen?
• Das Ergebnis eines Themas sollte sein, dass das Problem gelöst ist bzw. die Thematik besprochen wurde und/oder jemand für das weitere Vorgehen verantwortlich ist.

WICHTIGE HINWEISE ZU “MEINEM BEITRAG IN DER TEAMSITZUNG”

Ein wichtiges Ziel der Teamsitzung ist es, dass ihr als Gruppe Absprachen und Entscheidungen möglichst effektiv treffen könnt. Um dieses Ziel zu erreichen, hilft es, wenn du dir vor jedem Beitrag, den du in der Teamsitzung äußern möchtest, die folgenden Fragen stellst:

1) Ist es jetzt relevant?

2) Habe ich mein Anliegen kurz und unmissverständlich formuliert?

3) Was muss ich wissen, um maximal handlungsfähig zu sein?

4) Könnte ich es auch anders/alleine lösen?

5) Betrifft mein Beitrag etwa mindestens die Hälfte der Gruppe?

TIPPS FÜR DIE ANLEITENDE PERSON

Am Anfang, wenn die Gruppe noch in der Kennenlern- und Übungsphase der Teamsitzung ist, ist es sinnvoll, wenn du die einzelnen Phasen zu ihrem jeweiligen Beginn noch einmal erläuterst: “Wir kommen nun zu den Mitteilungen. Nochmal zur Erinnerung, Mitteilungen sind… Beachtet also bitte…“

Hinsichtlich des Zeitmanagements kann es manchmal sinnvoll sein, am Anfang einer Phase abzufragen, wie viele Mitteilungen, Abfragen bzw. Themen es gibt. So kannst du dir als anleitende Person einen Überblick darüber verschaffen, wie viel ansteht und gegebenenfalls ein Zeitlimit pro Mitteilung/Abfrage/Thema einführen. Insbesondere bei Themen ist dieses Vorgehen sinnvoll, da Mitteilungen und Abfragen schon per se sehr wenig Zeit in Anspruch nehmen (sollten). Bei besonderer Zeitknappheit kann auch noch einmal überlegt werden, welche Themen zur Not doch noch auf die nächste Teamsitzung verschoben werden können. Generell sollte erst einmal für alle anderen gelten, dass alleine du die Rolle der anleitenden Person inne hast und daher auch du diejenige Person bist, die entscheidet, wann du als moderierende Person aktiv eingreifst und ob du die Person, die gerade ein(e) Mitteilung/Abfrage/Thema macht, unterbrichst und darauf hinweist, dass sie die Regeln der Teamsitzung nicht mehr einhält. Sollte also eine andere Person eingreifen, mach sie darauf aufmerksam, dass dies nicht ihre Rolle ist, sondern deine. Unterschiedliche Ansichten darüber, wann die Moderation eingreifen bzw. nicht eingreifen sollte, wird es immer wieder geben. Diese Kritik an deiner Moderation sollte aber in einem anschließenden Feedback geäußert werden und nicht während der Teamsitzung selbst. Anders sieht dies natürlich aus, wenn du dir explizit Unterstützung für die Rolle der Moderation wünscht. Suche dir vorher am besten eine Person aus, die dich dabei unterstützen soll, und mache dies am Anfang der Teamsitzung transparent.